Partager votre fichier Excel avec plusieurs utilisateurs

S’il y a un type de fichier que nous cherchons tous à partager efficacement, c’est bien les classeurs Excel. Il existe plusieurs moyens de partager un classeur Excel, mais voyons ici quelques alternatives peu connues pour des utilisateurs ne travaillant pas sur le même site ou, dit d’une autre manière, pour des utilisateurs nomades, et ce via l’outil collaboratif SharePoint.

En effet, dès que les utilisateurs se déplacent durant la journée, il devient beaucoup plus compliqué de :

consulter un fichier Excel
mettre à jour un fichier Excel
gérer les versions d’un fichier Excel
gérer les accès simultanés à un classeur Excel

Accéder à un fichier Excel partagé

Avec les solutions de travail collaboratif comme SharePoint, vous allez voir qu’il est simple de mettre en œuvre les fonctionnalités suivantes.

Consulter un fichier Excel :

En « Live » directement depuis le serveur de fichiers sur lequel il est stocké :
- Via Excel
- Via un navigateur Web
- Via un SmartPhone ou une Tablette
- Via OutLook
- Via WorkSpace ou SkyDrive Pro
En mode déconnecté (sans connexion à Internet)
- Via OutLook
- Via WorkSpace ou SkyDrive Pro

Modifier un fichier Excel

En « Live » directement depuis le serveur de fichiers sur lequel il est stocké:

Via Excel
Via un navigateur Web
Via OutLook (sans synchro)
Via WorkSpace ou OneDrive Entreprise

En mode déconnecté (sans connexion à Internet)

Via OutLook (sans synchro)
Via WorkSpace ou OneDrive Entreprise

Gestion des conflits quand plusieurs utilisateurs travaillent sur un même document.

Partager des fichiers c’est très pratique, faut-il encore penser à bien gérer les droits d’accès et les conflits quand deux personnes (ou plus) peuvent modifier le même document.

Là encore, en fonction de vos besoins, plusieurs procédés sont possibles et devront être mis en place pour éviter des erreurs ou des lourdeurs dans la bonne cohérence des fichiers.

Note

Pour mémoire : Nous vous rappelons que sur notre plateforme collaborative SharePoint vous avez la possibilité d’activer la gestion automatique de version des documents. C’est une manière simple et efficace de ne pas écraser un document par une nouvelle version et de suivre précisément l’évolution d’un document (Date, N° de version, Rédacteur).

Choisir le mode d’accès à un fichier Excel

Vous l’avez compris, comme vous avez plusieurs moyens d’accéder à un fichier Excel en mode partagé, la manière dont vous allez l’ouvrir aura des effets différents sur les autres utilisateurs.

Utilisation par défaut: Ouverture du fichier directement avec le logiciel Excel installé sur l’ordinateur de l’utilisateur Dans ce mode par défaut, nous partons du principe que vous n’avez paramétré aucune mode de fonctionnement particulier de votre Espace de Partage. Ainsi, si deux personnes ouvre un même fichier Excel pour travailler dessus, la seconde personne recevra un message lui indiquant que le fichier est déjà utilisé par « Mr John Doe » est qu’elle doit doit choisir une des actions suivantes:

Afficher le fichier en lecture seule (ce dernier n’est donc pas modifiable)
Copier une version de ce fichier en local sur le poste de travail de l’utilisateur pour qu’il puisse le modifier. Il devra ensuite le re déposer sur l’Espace de partage
Attende que le premier utilisateur termine ses modifications. L’Espace Collaboratif enverra alors une notification à l’utilisateur lui indiquant que le fichier vient d’être libéré.

Voici comment ouvrir un classeur Excel depuis l’espace de partage SharePoint 2013

Il est également très facile d’ouvrir un classeur et de l’afficher dans un simple navigateur Web sur un PC, Mac ou Tablette Android/Apple

Affichage d’une bibliothèque de documents avec présentation d’un aperçu du document Excel « Customers.xls »

Consultation et modification d’un fichier Excel via un navigateur web :

Affichage et modification d’un Classeur Excel via un navigateur sur un SmartPhone Android (idem sur Iphone)

Ouverture du fichier Excel avec une copie locale sur le PC de l’utilisateur avec OutLook 2007/2010/2013

Ouverture du fichier Excel avec une copie locale sur le PC de l’utilisateur avec OneDrive Entreprise

OneDrive Entreprise est un utilitaire livré avec Office 2013/2016. Il remplace SharePoint WorkSpace 2010.

Une fois paramétré, en moins de 2 minutes, OneDrive Entreprise vous synchronises les dossiers que vous souhaitez sur votre disque dur local. la synchronisation est dans les deux sens : PC vers Serveur et Serveur vers PC.

Rappel: Au niveau de votre espace collaboratif SharePoint 2013 vous avez la possibilité de définir les droits d’accès aux dossiers, aux fichiers et par quel mode de connexion.

Chez OpenHost nous vous accompagnons dans la prise en main et la customisation de votre Espace Collaboratif. C’est gratuit !

Un nouveau dossier nommé « SharePoint » apparaît sur votre Ordinateur.

Une fois paramétré, vous retrouvez à l’intérieur une copie synchronisée de vos documents présents sur l’espace collaboratif et vis et versa.

Un jeu d’icônes vous indique l’état d’avancement de la synchronisation. Une coche verte signal un document synchronisé.

Conclusion sur le comparatif des différents modes de partage de documents

Vous venez de le voir il existe de nombreux modes de fonctionnement possibles pour partager des documents de manière : simple et fiable.

Pensez à nous contacter si vous avez un vrai projet en tête. Nous vous ferons gagner du temps dans votre recherche et dans le choix de la bonne mise en oeuvre !