Guide de migration manuelle d'Exchange 2010 vers 2016

Résumé

Ce guide reprend les différentes étapes vous permettant de migrer vous-même manuellement le contenu de vos boites aux lettres (BAL)  que vous avez actuellement sur nos serveurs Exchange 2010 vers nos serveurs Exchange 2016. Cette opération nécessite une intervention sur l’ensemble des clients Outlook utilisés par vos utilisateurs.

Le principe général consiste à faire un Export PST du contenu de l’ancienne BAL puis un Import PST vers la nouvelle. La suite du document décrit cette opération.

 

Rappel

Vous pouvez nous demander une prestation de migration automatique de BAL et le reparamétrage de vos clients de messagerie Outlook sur PC. Le prix de cette prestation est de :

  1. 17 € HT par boites email dont le contenu doit être copié
  2. 5 € HT par client Outlook sur PC devant être reparamétré à distance (nécessite de prendre l’option de copie du contenu à 17€HT)
  3. 506 € HT de prestation technique par un de nos administrateurs système pour exécuter le projet
  4. 70 € HT option libre pour le re paramétrage de votre DNS à votre place

Si vous êtes intéressé par cette prestation, merci de contacter le service commercial :

02 51 83 18 39 choix 1

La copie des boites mails s’effectue depuis le client de messagerie lui-même, donc au niveau des postes des utilisateurs.

 

Les BAL actuelles des utilisateurs peuvent être soit de type « BAL Collaborative » ou de type « BAL Simple IMAP ». Reportez-vous à votre dernière facture ou à votre contrat pour voir quel type de BAL vous avez actuellement en production. Vous pouvez également nous demander un export récent de la liste de vos BAL. Pour utiliser le nouveau service de messagerie Exchange 2016 avec Outlook, ce dernier doit être en version « Outlook 2010 SP2 » ou supérieure. Dans le doute, procédez à la mise à jour de votre pack Office pour installer le dernier pack SP2 ou profitez-en pour installer Office 2016/19 (notez que nous pouvons vous fournir par abonnement mensuel une nouvelle suite Office complète).

Pour les BAL utilisées exclusivement en WebMail (BAL Simple ou Collaborative), il faudra temporairement connecter dessus un client Outlook pour récupérer le contenu de la BAL et renvoyer, toujours via Outlook, ce contenu vers le serveur Exchange 2016.

Lors de la migration des BAL, les abonnements BAL SIMPLE deviennent BAL Classic et les BAL COLLABORATIVE deviennent BAL SILVER : Plus de détail sur les nouvelles BAL ici : https://www.openhost-network.com/produits/hosted-exchange/tarifs/

 

Les étapes du projet

Le client devra lire et assimiler l’intégralité du présent document afin de mener à bien sa migration de BAL du service Exchange 2010 vers Exchange 2016.
Nous attirons tout particulièrement son attention sur les guides que nous fournissons et sur les tests à effectuer durant le projet. Aucune étape ne devra être réalisée sans que l’étape précédente ne soit correctement exécutée et terminée.

De manière académique, le projet démarre 10 jours avant la date de migration.

 

A  J-10

Action à réaliser :

Vérification des comptes de messagerie devant être migrés. En effet il arrive parfois qu’à cette occasion le client se rend compte que certaines BAL ne sont plus utilisées et qu’il n’est donc pas nécessaire de les migrer.

Qui est en charge de cette étape :

Openhost fourni la liste des BAL en production à jour.

Le Client réalise cette tâche.

 

A  J-8

Action à réaliser :

Définition de la date et de l’heure de migration : Pour une petite quantité de BAL nous préconisons de faire cela un Jeudi vers 17h00. Cela permet d’avoir la soirée du jeudi et le vendredi matin si, par mésaventure, des corrections sont à faire.

Qui est en charge de cette étape :

Le client soumet ses souhaits de date et Openhost valide la faisabilité sur ce créneau.

 

A  J-6

Action à réaliser :

Création des nouvelles BAL sur Exchange 2016 et transmission des identifiants de connexion au client

Qui est en charge de cette étape :

OpenHost

A  J-5

Action à réaliser :

Chaque utilisateur teste sa connexion à sa BAL sur Exchange 2016

Le Client transmet les nouveaux identifiants et demande à ses utilisateurs de faire le test de connexion au WebMail Exchange 2016 ou effectue lui-même ce test.

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

Openhost attend le retour de ce test sur l’ensemble des BAL

 

A  J-5

Action à réaliser :

Le client modifie ses champs DNS pour :

  1. Mettre à jour les MX
  • Type de champ : MX
  • Adresse : mx21.ex13.net.
  • Poids = 10
  • Type de champ : MX
  • Adresse : mx22.ex13.net.
  • Poids = 10

ATTENTION de bien suivre les indications fournies sur le panneau d’administration de votre DNS. La saisie est parfois peu intuitive pour le non-informaticien. A titre d’exemple, chez OVH, il faut ajouter un point « . » en fin de ligne comme cela est indiqué ci-dessus dans les champs « adresse » où vous voyez que « net. » se termine bien par un point.

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115002572069-Configuration-DNS-Exchange-2016

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

Openhost attend le retour de ce changement.

Option : Openhost peut se charger de cette opération si elle a été intégrée dans une prestation d’assistance à la migration. Dans ce cas le client devra fournir avant le démarrage du projet les identifiant de connexion à sa console d’administration de son domaine.

 

Jour J heure H

Action à réaliser :

Au moment prévu initialement dans le projet Openhost effectue le changement de routage des mails afin que ceux-ci soient désormais envoyés vers les BAL d’Exchange 2016.

Les utilisateurs peuvent tout de suite se connecter au Web Mail Exchange 2016 pour recevoir et émettre de nouveaux mails.

Qui est en charge de cette étape :

Openhost

 

A  H+10 Min

Action à réaliser :

Test de bascule

Le Client via une adresse email différente de celles en cours de migration, par exemple une BAL sur GMAIL, YAHOO etc… envoie un mail de test vers une des BAL concernées par la migration et s’assure que le mail arrive bien dans la BAL sur Exchange 2016. Dans le doute il regarde également sur l’ancien WebMail d’Exchange 2010 si le mail de test n’y arriverait pas par erreur de routage.
Si le mail de test arrive bien dans la BAL sur Exchange 2016 on passe à l’étape suivante.

Si le mail n’arrive pas ou arrive dans l’ancienne BAL attendre 10minutes et refaire un second test. Si ce dernier n’est toujours conforme aux attentes, appelez le support technique Openhost.

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

 

A  H+30 Min

Action à réaliser :

Action sur le DNS de votre nom de domaine de messagerie.

  1. Remplacer le champ AutoDiscover actuel dans le DNS du domaine du Client par la nouvelle valeur :
  • « autodiscover.ex13.net» qui remplace la valeur que vous avez actuellement est qui doit être : «autodiscover.openhost.fr»

     2. Modifier le champ le SPF du nouveau serveur Exchange 2016

  • Type de champ : TXT ou SPF
  • Valeur : v=spf1 include:spf.ex13.net -all

Voir le guide

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115002572069-Configuration-DNS-Exchange-2016

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

Openhost attend le retour de ce changement

Option : Openhost peut se charger de cette opération si elle a été intégrée dans une prestation d’assistance à la migration. Dans ce cas le client devra fournir avant le démarrage du projet les identifiant de connexion à sa console d’administration de son domaine.

 

A  H+30 Min

Action à réaliser :

Etape 1 de la copie du contenu des BAL présents dans les clients Outlook.
Depuis Outlook effectuer un export de la BAL de l’utilisateur en suivant la première partie du guide suivant : EXPORT PST
Ne faites pas l’Import PST pour le moment.

Cette option est disponible dans toutes les versions Outlook depuis 2007. Il se peut néanmoins que le nom des menus soit un peu différent entre le guide et votre version d’Outlook. N’hésitez pas à chercher un peu…

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115004692709-Migration-vers-Exchange-de-votre-compte-de-messagerie

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

Openhost attend le retour de ce changement.

Option : Openhost peut se charger de cette opération si elle a été intégrée dans une prestation d’assistance à la migration. Les données sont alors copiées directement du serveur Exchange 2010 vers le serveur Exchange 2016 sans passer par Outlook.

 

A  H+60 Min

Action à réaliser :

Test de mise à jour du changement des champs que vous avez modifiés précédemment.

  • AutoDiscover dans le DNS du domaine du Client
  • SPF dans le DNS du domaine du Client

Utilisez le guide suivant qui contient, en seconde partie, des exemples pour effectuer les tests.

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115002572069-Configuration-DNS-Exchange-2016

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

Option : Openhost peut se charger de cette opération si elle a été intégrée dans une prestation d’assistance à la migration. Dans ce cas le client devra fournir avant le démarrage du projet les identifiant de connexion à sa console d’administration de son domaine.

 

ATTENDRE QUE L’AUTODISCOVER SOIT CORRECTEMENT MIS A JOUR

 

Uniquement Pour les BAL Collaboratives Exchange 2010 qui migrent vers des BAL Silver ou Gold

Action à réaliser :

Re-paramétrage du client Outlook 2010 SP2 ou supérieur avec un nouveau profil afin d’y connecter la nouvelle BAL sur Exchange 2016. Veuillez consulter les deux guides suivants :

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115004679205-Configuration-automatique-%C3%A0-Exchange-2016-via-Outlook

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115004666969-Probl%C3%A8me-de-d%C3%A9couverte-automatique-Outlook

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

Option : Openhost peut se charger de cette opération si elle a été intégrée dans une prestation d’assistance à la migration.

Pour cette opération nous installons au début du projet un agent de re paramétrage sur le poste PC de l’utilisateur.

 

Uniquement Pour les BAL Simple Exchange 2010 qui deviennent des BAL Classic sur Exchange 2016

Action à réaliser :

Re-paramétrage du client Outlook avec un nouveau profil afin d’y connecter la nouvelle BAL sur Exchange 2016. Veuillez consulter le guide suivant :

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115004678669-Param%C3%A8tres-POP-IMAP-SMTP-

Rappel : La connexion au serveur Exchange 2010 & au serveur Exchange 2016 se fait en mode IMAP pour ce type de BAL. Il est donc possible de récupérer les emails mais il n’est pas possible de récupérer et de migrer sur le nouveau serveur Exchange 2016 les calendriers, les contacts et les tâches. Ces informations, contenues dans le fichier de données local du poste de l’utilisateur seront exportées puis importées dans le nouveau profil local d’Outlook quand il sera connecté au serveur Exchange 2016, mais seuls les anciens emails remonteront sur le serveur Exchange via le protocole IMAP.

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

Option : Openhost peut se charger de cette opération si elle a été intégrée dans une prestation d’assistance à la migration.
Attention au regard du fait qu’il s’agisse d’une BAL IMAP seuls les éléments stockés sur le serveur Exchange 2010 sont synchronisés. Si l’utilisateur a ajouté des contacts/rendez-vous/tâches via le web mail ils seront migrés avec les mails. Si ces éléments ont été ajoutés en local dans Outlook, ils ne seront pas migrés avec les mails. Reportez-vous aux différences de fonctionnement des BAL SIMPLE IMAP Exchange et des BAL Collaboratives Exchange 2010.

 

Pour les BAL Collaboratives Exchange 2010 qui migrent vers des BAL Silver ou Gold et pour  les BAL Simples qui migrent en Classic

Action à réaliser :

Etape 2 de la copie du contenu des BAL présents dans les clients Outlook.
Depuis Outlook et donc depuis la nouvelle BAL fraichement connectée sur le serveur Exchange 2016, vous allez effectuer un import de la BAL de l’utilisateur que vous avez exporté lors de « l’étape 1 » en suivant la seconde partie du guide suivant : IMPORT PST

Cette option est disponible dans toutes les versions Outlook depuis 2010. Il se peut néanmoins que le nom des menus soit un peu différent entre le guide et votre version d’Outlook. N’hésitez pas à chercher un peu…

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115004692709-Migration-vers-Exchange-de-votre-compte-de-messagerie

A ce stade la synchronisation entre Outlook et le serveur Exchange se met en route est l’intégralité des mails remontent vers le serveur.

Consultez la barre d’état d’Outlook qui affiche le niveau de progression de la synchronisation.

Cette synchronisation montante peut prendre plus ou moins de temps en fonction de la taille de la boite mail et de la bande passante internet dont dispose l’utilisateur.

Qui est en charge de cette étape :

Le Client réalise cette tâche.

Option : Openhost peut se charger de cette opération si elle a été intégrée dans une prestation d’assistance à la migration.

 

Questions fréquemment posées

Comment puis-je entrer en contact avec le support Openhost si j’ai des questions à poser ou pour suivre les opérations de migration :

Connectez-vous avec votre compte spécifique sur :

https://help.openhost-network.com/hc/fr/

Et si vous n’avez pas encore de compte, nous vous invitons à en créer un pour faciliter le suivi lors des échanges. Le numéro de téléphone du support est le 02 51 83 18 39 choix 2.

 

Y a-t-il un panneau d’administration pour gérer mes BAL sur Exchange 2016 :

Oui le panneau est accessible sur cette URL :

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115002445685-Connexion-au-panneau-d-administration

Y a-t-il des guides pour apprendre à connaitre les fonctionnalités fournies par le panneau d’administration :

Oui, retrouvez tous nos guides sur notre portail de support :

https://help.openhost-network.com/hc/fr/

Y a-t-il une interruption de service durant la migration qui peut impacter le travail des utilisateurs du service de messagerie :

Non, le service de messagerie est, au minimum, tjs accessible par Web mail. Donc les utilisateurs pourront à tout moment continuer de recevoir et d’émettre des emails via le WebMail de la nouvelle plateforme Exchange 2016.

Faut-il absolument créer un nouveau profil Outlook pour se connecter à Exchange 2016:

Oui cette opération est importante et nous ne conseillons pas d’utiliser l’ancien profil Outlook.

Les données présentes sur l’ancien serveur Exchange 2010 sont-elles effacées juste après la migration :

Non, vos données contenues dans les BAL exchange 2010 restent encore 30 jours dans notre serveur Exchange 2010 dans l’éventualité où vous découvriez un problème de copie des données. Au-delà de 30 jours nous supprimons vos données d’Exchange 2010.

Nouveaux identifiants de connexion :

Les utilisateurs auront un nouveau mot de passe sur la nouvelle plateforme Exchange 2016. Nous vous conseillons de ne pas changer les mots de passe durant la phase de migration.

Accès au Web mail :

Une nouvelle URL de connexion devra être utilisée pour la connexion au WebMail Exchange 2016 à savoir :

https://exchange.ex16.net/owa

pour mémoire celle de Exchange 2010 est :

https://exchange1.openhost.fr/owa

Lors de l’import manuel du PST dans Outlook et dans l’opération de synchronisation montante des données d’Outlook vers Exchange 2016 est-il possible de fermer Outlook et d’éteindre le PC pour reprendre la synchronisation ultérieurement :

Oui. Même si la copie montante des données n’est pas encore terminée, vous pouvez éteindre le PC d’un utilisateur. La synchronisation montante reprendra sans perte de données là où elle a été interrompue.

 

Le client doit-il changer les MX de ses DNS, le SPF et l’autodiscover :

Oui cette opération est nécessaire mais elle se décompose en deux étapes :

  • Etape 1
    • Le changement des champs MX
    • L’ajout d’un nouveau champ SPF
  • Etape 2
    • Changement du champ autodiscover

 

Comment tester mon changement de paramètre DNS pour l’enregistrement autodiscover :

Utilisez le guide suivant qui contient en seconde partie des exemples pour effectuer les tests.

https://help.openhost-network.com/hc/fr/articles/115002572069-Configuration-DNS-Exchange-2016
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