Migration Hosted Exchange Openhost vers Office 365

Introduction

Nous avons le plaisir de vous annoncer que nous sommes désormais en mesure d'interconnecter notre infrastructure de messagerie Exchange 2016 avec Office 365 et ce, de manière sécurisée. Ce lien à pour but de pouvoir migrer de manière transparente les comptes de votre organisation vers ce nouvel écosystème très riche en fonctionnalités.

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Pour information, ce processus de migration hybride a été validé avec l'aide de Microsoft.

Avantages

Concernant la migration, cette dernière est actuellement prise en charge par Openhost et apporte les avantages suivants :

  • Réplication de vos comptes utilisateurs, groupes de distributions, contacts externes et boîtes partagées vers Office 365 avec les mêmes identifiants.
  • Réplication des permissions entre vos différents comptes (droit accès total, envoyer en tant que, calendrier partagé...)
  • Déplacement du contenu des boîtes aux lettres de vos utilisateurs sans interruption de service vers les datacenters de Microsoft situé en France.
  • Ne nécessite pas la reconfiguration du profil Outlook pour les clients connectés en mode Exchange (autrement dit, les clients qui ne sont pas en IMAP ou POP).
  • Évite le re-téléchargement de la messagerie en cache (fichier .ost) afin de limiter le trafic réseau.
  • Migration des comptes par lots. Il est par exemple possible de déplacer un premier compte afin de valider le bon fonctionnement puis le reste des utilisateurs. Ainsi, le temps nécessaire à réaliser la migration à peu d'importance.
Note

Grâce à notre statut de partenaire Microsoft Cloud Solution Provider et à notre offre de service MyOffice365, Openhost reste votre contact technique et facturation même sur Office 365. Ce "package" de services est un prérequis pour la prise en charge de ce projet par Openhost.

Les principales opérations restantes à votre charge seront :

  • Prévenir vos utilisateurs du projet de migration.
  • Validation du ou des domaines côté Office 365 (création d'une entrée TXT dans la zone DNS).
  • Modification des entrées DNS une fois que l'ensemble des comptes se situent sur Office 365 (autodiscover, MX...).
  • Validation et vérification du bon fonctionnement des comptes.
  • Reconfiguration des périphériques mobiles pour Exchange Office 365 (il suffit d'indiquer l'identifiant de l'utilisateur comme expliqué dans ce guide)
  • Communiquer à vos utilisateurs la nouvelle URL pour accéder au webmail Office 365 : https://outlook.office.com
  • Reconfigurer les éventuels copieurs et autres applications utilisant "poolsmtp.openhost.io" (facultatif mais recommandé).
  • Si besoin, appliquer des règles de filtrage personnalisées via le service antispam Exchange Online
Note

Malheureusement, les périphériques mobiles (Android et iPhone) ne peuvent pas être reconfigurés automatiquement. C'est aussi le cas des comptes Exchange Openhost configurés via POP/IMAP en utilisant par exemple le plan "Classic".

Ce guide ne couvre pas :

  • La migration d'un compte Skype for Business vers Skype for Business Online
  • La migration d'un espace SharePoint Foundation vers SharePoint Online.
  • La migration des règles antispam Openhost (Spamexperts) vers Exchange Online Protection

Voici les différentes étapes de migration :

Préparation et analyse

Après une phase d'analyse, Openhost se chargera de créer votre organisation (tenant) sur Office 365 et d'y rattacher vos différents domaines de messagerie après analyse de votre organisation. Afin de valider cette opération, il sera nécessaire, de votre côté, de créer un enregistrement de type TXT dans la zone de chaque domaine pour prouver que vous en êtes bien le propriétaire.

Une fois cette opération effectuée et après préparation des différents éléments de notre côté, nous serons en mesure de lancer une réplication de vos comptes vers Office 365 tout en permettant aux deux environnements de communiquer de manière sécurisée.

Note

Si vous utilisez aussi un espace Openhost SharePoint Foundation, il conviendra de le migrer vers SharePoint Online pour une meilleure interopérabilité et une gestion simplifiée des comptes. Pour ce cas de figure, l'équipe Openhost prendra contact avec vous afin d'organiser cette migration qui n'est pas explicitement détaillée dans cet article.

 

Déplacement des données

Le déplacement du contenu des boîtes est effectué en "live" et sans interruption pour l'utilisateur final. En effet, vos utilisateurs vont conserver le même profil Outlook tout au long du processus. Ce déplacement est effectué par lot, il est donc possible de déplacer les utilisateurs au fil de l'eau.

Un compte utilisateur sur Office 365 et un autre sur notre infrastructure pourront cohabiter le temps de la migration. Voici un exemple d'usage :

  • "Paul" à sa boîte sur Office 365
  • "Contact" est une boîte partagée sur Exchange chez Openhost

Malgré le fait que Paul soit sur Office 365, ce dernier sera en mesure d'avoir accès à la boîte partagée "Contact".

Toutefois, cet état ne pourra pas être conservé indéfiniment puisque à terme l'ensemble des comptes seront sur Office 365.

Note

Si un dossier public est utilisé au sein de votre organisation et que vous souhaitez le conserver, il sera nécessaire de le migrer en amont via un outil tiers payant. En effet, ce processus de migration ne permet pas de déplacer ce type de compte nativement. Nous vous invitons à vous rapprocher de notre équipe pour avoir plus de détails sur ce point.

Le processus de migration va déplacer 95% du contenu de la boîte des utilisateurs. Les 5% restant et la bascule finale auront lieu dans l'étape suivante.

Bascule

Lors de la bascule finale des comptes sur Office 365, les données restantes seront copiées et le compte source Exchange chez Openhost ne sera plus directement accessible. A ce moment là, l'utilisateur Outlook recevra une notification via Outlook l’invitant à entrer ses identifiants de messagerie de ce type :

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Note

A partir de ce moment, l’utilisateur ne pourra plus accéder à sa messagerie via notre adresse de webmail https://exchange.ex13.net/owa ou https://exchange.ex16.net/owa

Changements DNS

Une fois que l'ensemble des comptes seront déplacés et en mesure de se connecter correctement à Office 365, il sera nécessaire de mettre à jour les enregistrements DNS de votre ou vos domaines comme expliqué dans ce guide. Ces informations vous seront communiquées par l'équipe Openhost.

Ce processus est nécessaire afin de nous permettre de simplifier l'analyser en cas de problème mais permet aussi un fonctionnement optimal de vos comptes de messagerie.

Nous vous recommandons également de reconfigurer vos copieurs ou autres applications émettant des messages utilisant notre plateforme SMTP "poolsmtp.openhost.io" en spécifiant les paramètres SMTP d'Office 365 à la place. Vous trouverez dans ce guide les différentes possibilités.

Suppression des comptes sources

Une fois l'ensemble des comptes déplacés vers Office 365, il faudra vous assurer que tout est fonctionnel. Après validation de votre part, nous pourrons supprimer les comptes de notre plateforme et désactiver la synchronisation avec votre tenant Office 365.

Note

Il est nécessaire de désactiver la synchronisation des comptes afin de vous permettre de gérer vos comptes Exchange Online via le portail d'administration Office 365.

Ressources

Voici quelques liens pouvant vous aider à prendre en main Office 365 :

Note

Quoi qu'il en soit nous restons disponible à votre écoute pour toutes vos questions.

 

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