TEAMS Live Events : La synthèse

Avec les conférences en direct Teams (Teams Live Events), votre entreprise peut diffuser du contenu audio/vidéo et ainsi organiser des réunions en temps réel (LIVE) à destination d'une audience très large constituée à la fois de participants (sans licence Teams) et/ou d'utilisateurs Teams (ayant une licence Teams).

Il est ainsi possible de regrouper 10.000 personnes dans la conférence en LIVE mais aussi, comme nous le verrons plus en détail, de permettre au retardataire de démarrer le LIVE en différé.

Vous l'avez compris, cette fonctionnalité vient s'ajouter au service TEAMS standard disponible sur un grand nombre d'abonnements Office 365.

Les 2 types de conférences audio/video avec TEAMS :

conférence standard initiée par un utilisateur TEAMS à l'attention de ses collègues ou de participants extérieurs sans licence TEAMS : 250 participants max
Nombreuses fonctionnalités de collaboration entre les participants, comme par exemple le fait que les participants peuvent tous parler entre eux et envoyer leur vidéo s'ils le souhaitent.
conférence en direct (Live) initiée par un utilisateur TEAMS à l'attention de ses collègues ou de participants extérieurs sans licence TEAMS : 10.000 participants max.
Pas de fonctionnalité de collaboration entre les invités, comme par exemple le fait que les invités ne peuvent pas parler entre eux ni envoyer leur vidéo. Seul un chat (messagerie instantannée permet de poser des questions aux organisateurs, fonctionnalité activable ou non).

Important : Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible (au 20/04/2020) sur les tenants O365 basés dans les datacenters de Microsoft France. Nous contacter pour en savoir plus.

Comment planifier la conférence et informer les participants

Teams permet aux organisateurs de créer un événement LIVE avec plusieurs profils de participants : désigner les membres de l’équipe de production en charge du pilotage de la diffusion, de sélectionner une méthode de production et pour finir d’inviter des participants.
Note : Si l’événement en direct (Live) a été créé à partir d’un groupe Yammer, les participants à l’événement en direct pourront utiliser la conversation Yammer pour interagir avec des personnes dans l’événement.

Production

La diffusion en mode audio/vidéo est généralement le point clé de l’événement en direct (LIVE) et peut se faire depuis une webcam unique ou avec un système de production vidéo professionnel (multicaméra, table de mixage…). Vous pouvez sélectionner ces options en fonction de la configuration requise et du budget de votre projet. Il existe deux façons de produire des événements :

Teams: ce mode de production permet aux utilisateurs de produire leurs événements en direct dans Teams à l’aide de leur webcam ou en utilisant une entrée A/V à partir de systèmes de salle Teams. Cette option est l’option la plus simple et la plus rapide si vous souhaitez utiliser les périphériques audio et vidéo connectés au PC ou inviter des présentateurs distants à participer à l’événement. Cette option permet aux utilisateurs d’utiliser facilement leurs webcams et de partager leurs écrans en tant qu’entrées vidéo dans l’événement.

Note: Ce sera très probablement le scénario que vous utiliserez, le cas suivant étant réservé aux entreprises de grande taille ou possédant déjà le matériel ad-hoc.

Application ou appareil externe: les codeurs externes permettent aux utilisateurs de produire leurs événements en direct à partir d’un matériel externe ou d’un codeur logiciel de flux audio/vidéo. Cette option est idéale si vous disposez déjà d’un équipement de qualité Studio (par exemple, des mixeurs multimédias) qui prend en charge la diffusion en continue vers un service de diffusion en temps réel (RTMP). Ce type de production est généralement utilisé dans des événements à grande échelle.

Plateforme de diffusion des en flux en temps réel

Ce paragraphe s'adresse au informaticien et peut être passé par les non-spécialistes

La plateforme TEAMS Live Event de diffusion des flux d’événements en direct se compose des éléments suivants :
Services Azure Media qui permet d’accéder à des services de diffusion vidéo en continu pour atteindre des audiences très importantes sur les appareils mobiles les plus populaires. Media Services permet d’améliorer l’accessibilité, la distribution et l’évolutivité, et de faciliter et de rendre plus économique le contenu de flux vers vos audiences locales ou internationales.
Réseau de distribution de contenu (CDN) Azure: une fois que votre flux est actif, il est transmis via le réseau de distribution de contenu (CDN) Azure. Azure Media Services fournit un CDN intégré pour les points de terminaison en flux continu. Cela permet d’afficher les flux partout dans le monde sans mise en mémoire tampon.

Qui peut créer des événements en direct

Pour créer un événement en direct, une personne doit posséder les éléments suivants :

Une licence Office 365 Entreprise E1, E3 ou E5 ou une licence Office 365 A3 ou A5.
- Une autorisation de créer des événements en direct dans le centre d’administration Microsoft Teams.
- ou
- Une autorisation de créer des événements en direct dans Microsoft Stream (pour les événements produits avec une application ou appareil de diffusion externe).
Etre membre de l’équipe au sein de l’organisation (ne peut pas être un invité ou une autre organisation).
La planification des réunions privées, le partage d’écran et le partage de vidéos IP, soivent être activés dans la Stratégie de réunion d’équipe.

Qui peut participer aux événements en direct

Événements publics
Si un événement est public, toute personne disposant du lien (URL) qu'il aura reçu par email ou dans un message sur un réseau social (ou autre) lors de l'invitation peut participer sans avoir à se connecter avec un identifiant/mot de passe. La connexion est anonyme.
Événements privés
Si la participation est réservée à votre organisation (votre société et ses utilisateurs ) ou à des personnes et groupes spécifiques externes à votre entreprise mais utilisant également Teams/Stream, les participants doivent se connecter (s'authentifier) pour participer au Live Event.
Si l’événement est généré depuis Teams, il faut une licence qui inclut Teams. S’il est produit en externe, il faut une licence qui inclut Microsoft Stream.
Remarque : Les participants doivent activer les cookies tiers dans leur navigateur pour regarder un événement en direct.

Comment démarrer rapidement un Teams Live Event avec un seul orateur

Depuis votre programme TEAMS installé sur votre PC, il suffit d'aller dans le calendrier et de sélectionner <Evénementr en direct>.

Comme pour un rendez-vous Outlook ou une réunion Teams standard, une conférence LIVE se décrit de la même manière avec :

un titre qui sera l'intitulé de la conférence et qui apparaitra dans la fenètre de visualisation des invités
une date de début et de fin de la conférence
le message de l'invitation que l'on retrouvera dans le rendez-vous Outlook des membres de l'organisation de l'évènement (il ne s'agit pas du message envoyé aux participants invités)

Note : Aucune email ou message n'est envoyé automatiquement aux invités comme cela est le cas avec une invitation Outlook ou Teams standard.

A cela s'ajoute la liste des personnes qui vont participer à la préparation et à la réalisation de la conférence avec pour chacun un rôle bien défini.

Sélection du type de conférence en Live que vous souhaitez réaliser.
Dans notre exemple la conférence s'adresse à des personnes externes à l'entreprises ou à des salariés n'ayant pas de licence TEAMS. L'accès est donc ouvert à toutes les personnes pouvant cliquer sur le lien (URL) qui sera généré pour se connecter à la conférence Live.

Il ne reste plus qu'à préciser les options de la conférence Teams Live Event

On voit dans cet exemple que la conférence permettra aux utilisateurs d'enregistrer la conférence, mais que pour autant il ne sera pas mis à disposition de formulaire de questions/réponses en direct (afin d'échanger avec l'équipe de production et le présentateur).

A ce stade il est donc possible de transmettre aux participants un email ou un post sur un réseau social avec le lien (URL) permettant de se connecter à la conférence.

Connexion des participants invités

Voici ce qu'obtient un participant quand il ouvre son navigateur sur le lien de la conférence.

Il peut soit se connecter avec ses identifiants, soit se connecter de manière anonyme.

De son coté l'équipe de production et les présentateurs peuvent lancer la conférence et commencer leur discours, présentation de documents, basculer d'un présentateur à un autre... etc