Migration de fichiers vers Office 365, l'objectif:
Vous possédez en local sur votre site au sein d'un serveur de fichiers ou sur un PC un important volume de données à copier sur votre espace collaboratif SharePoint Online.
Cet article est un guide informatif avant-vente et non un guide technique de déploiement.
Rappels importants pour comprendre comment fonctionne votre espace collaboratif sur Office 365:
Différence entre OneDrive et SharePoint
OneDrive est Le Logiciel que vous installez sur votre ordinateur ou sur votre smartphone pour vous connecter à votre espace de stockage dans le cloud Microsoft Office365. Cet espace de stockage se trouve localisé dans un service dénommé SharePoint Online. En conséquence, OneDrive n'est pas un service, mais bien un logiciel d'accès. Il permet de parcourir et de télécharger les dossiers et le fichiers de deux manières :
- directement depuis votre explorateur de fichiers en vous présentant l'arborescence de votre Drive Microsoft 365 comme si vous étiez sur une clé USB ou un lecteur réseau. Ceci permet aux utilisateurs de ne pas subir de changement dans leurs usages et leur méthode accès aux données de l'entreprise. (nécessite l'installation du programme OneDrive et l'authentification auprès du service en ligne MS Office 365)
- depuis un navigateur Web (ne nécessite pas d'installation de programme)
Différences entre OneDrive et OneDrive Entreprise
Au travers de son abonnement Office 365 un abonné peut accéder par défaut à deux espaces de stockage bien distinct, mais localisés tous les deux dans le SharePoint Online de l'entreprise :
- Espace OneDrive Personnel* d'une capacité de 1000Go accessible uniquement à l'utilisateur. Ce dernier peut quand même activer des partages avec d'autres personnes s'il le souhaite
- Espace OneDrive Entreprise d'une capacité de 1000Go accessible par défaut à tous les utilisateurs ayant un abonnement ad-hoc. Il est bien entendu possible de segmenter les accès aux dossiers comme on le fait sur un serveur de fichiers.
* Cet espace OneDrive personnel est fourni au travers de l'abonnement de l'entreprise. En cas de départ, son employeur va supprimer son abonnement MS Office 365 et toutes les données stockées dans le OneDrive Personnel seront supprimées.
Qu'est-ce qu'une bibliothèque SharePoint ?
SharePoint est un service de Gestion Electronique de Documents (GED).
Même si vous ne souhaitez pas utiliser SharePoint autrement que comme un Drive dans le Cloud pour déposer vos documents, vous devez comprendre la notion de Bibliothèque SharePoint.
Chose à ne pas faire !
Lorsque que vous prenez en main pour la premier fois votre abonnement Office 365 et que vous vous connectez à votre espace de stockage (soit par SharePoint, soit en installant OneDrive sur votre PC), vous découvrez un objet SharePoint nommé <Documents> qui ressemble diablement à un dossier pour déposer des fichiers. Effectivement c'est bien son but.
Mais la tentation à laquelle vous allez devoir résister sera de ne pas copier/coller vos 500Go (où plus) de données (fichiers et dossiers locaux de votre serveur ou de votre NAS) dans cette Bibliothèque SharePoint dénommée <Documents>.
Pour imager et simplifier à l'extrême le concept de Bibliothèque SharePoint, vous pouvez faire une analogie avec un disque dur externe sur lequel vous pouvez appliquer des droits d'accès.
II est beaucoup plus facile de définir des droits d'accès (et de les gérer par la suite) sur des bibliothèques SharePoint que sur des dossiers et des sous-dossiers imbriqués les uns dans les autres.
L'idée de répliquer ce qui se fait sur un serveur local, en appliquant des droits spécifiques sur des dossiers et des sous-dossiers n'est pas conseillé.
En savoir sur Qu’est une bibliothèque de documents ?
Où copier ses données dans OneDrive / SharePoint Online
Vous avez trois zones de stockages possibles en fonction des usages que vous ferez de vos données (classé par ordre d'intérêt décroissant)
Déposer vos dossiers et fichiers dans :
1) une équipe TEAMS si vous travaillez activement en collaboration avec les autres membres de votre société sur les mêmes documents. Il est fort probable que dans votre entreprise les équipes suivantes existeront :
- Service RH
- Service Commercial
- Direction
- Comptabilité Paie
- Service Technique
- Gestion de projet
- R&D
- Formation
En avoir plus sur Teams :
- Résumé des fonctionnalités Microsoft TEAMS
- Fonctionnalités du service <Système Téléphonique> de Microsoft Teams
- Comment installer le logiciel Teams sur son PC
- https://docs.microsoft.com/fr-fr/office365/servicedescriptions/teams-service-description
2) une bibliothèque de documents SharePoint si vous n'avez pas besoin des fonctionnalités de TEAMS autour de ces données. Usage peu fréquent, ou un usage extrêmement transversal ne concernant que quelques personnes. Cette bibliothèque ne sera pas visible dans TEAMS, mais elle le sera dans OneDrive si vous y êtes autorisé.
3) une bibliothèque personnelle de documents si ces fichiers vous sont exclusivement réservés. On pourrait par exemple penser aux données que vous rangez habituellement dans votre dossier local "Mes Documents" que vous pourriez ainsi mettre dans votre OneDrive personnel appartenant à votre entreprise au travers de l'abonnement MS Office 365 quelle vous met à disposition.
Comment gérer les droits d'accès sur SharePoint Online et OneDrive ?
Quel que soit votre choix parmi les deux premières possibilités citées précédemment (utiliser une équipe TEAMS ou une bibliothèque de documents non visible dans TEAMS), vous aurez besoin de définir des groupes d'utilisateurs afin de gérer plus facilement les accès aux données au travers des droits que vous allez accorder aux utilisateurs.
Il n'est ainsi pas conseillé de créer une bibliothèque et d'accorder directement les droits d'accès à une liste d'utilisateurs (Pierre, Paul, Jacques, Marie, Pauline...).
La bonne méthode consiste à utiliser systématiquement des Groupes SharePoint au sein des quels vous regrouper les personnes devant accéder aux données d'une bibliothèque. Nous vous invitons à démarrer votre réflexion en croisant dans un tableau Excel (par exemple) les différents groupes de personnes avec les données que vous aurez classés dans une bibliothèque. C'est en fait un peu comme dans la vie réelle où nous avons de vraies bibliothèques avec une serrure dessus.
Que mettons nous dedans et qui peut ouvrir la bibliothèque ?
Voici un exemple de matrice d'accès aux listes SharePoint/OneDrive
Légende :
- M : droit de création, modification et suppression
- L : droit de lecture uniquement
- x : Aucun accès
| Nom du Groupe | Biblio RH | Biblio Compta | Biblio Commercial |
| Grp-RH | M | x | x |
| Grp-Direction | M | M | M |
| Grp-Compta | x | M | L |
| Grp-Commercial | x | x | M |
On voit que le groupe Compta est en lecture seule sur les documents de la bibliothèque Commercial.
Vous pouvez ainsi créer de multiple bibliothèques afin d'y copier ce que vous avez déjà certainement dans des dossiers au niveau de votre serveur local.
Voici pour information les dénominations utilisées sur SharePoint par rapport à ce que vous connaissez sur votre serveur Windows.
| Autorisations de partage de fichiers Windows | Accès aux éléments SharePoint | Rôle de SharePoint |
|---|---|---|
| Contrôle total | Contrôle total | Contrôle total |
| Modifier | Modifier | Contribuer |
| Lire et exécuter | Lire et exécuter | Lire |
| Afficher le contenu du dossier | Afficher le contenu du dossier | Lire |
| Lire | Lire | Lecture |
| Write | Écrire | Contribuer |
Restriction dans la copie directe de fichiers et dossier vers SharePoint Online et OneDrive
La gestion électronique de document que propose SharePoint et son logiciel client OneDrive impose certaines limitations dans la copie (ces limitations ont vocation à évoluer, contactez-nous pour connaitre les dernières limitations) :
- la présence de caractères interdits dans le nom des dossiers et des fichiers. Il faudra renommer les fichiers ou les dossiers. Pour cela des outils existent pour automatiser cette opération (exemple de caractères interdits « * : < > ? / \ | ) ,
- la taille d'un fichier ne doit pas dépasser 15Go lors de la copie
- Le volume maximal de données pouvant être gérées par SharePoint Online est de 25To. Il est possible de dépasser cette capacité dans certains cas (nous contacter)
- Chaque segment de Path (un segment est un nom de fichier ou un nom de dossier, par exemple « promotion » ou « certains File.xlsx » dans les exemples ci-dessus) ne peuvent pas comporter plus de 255 caractères en raison de limitations du système d’exploitation.
- La longueur du dossier racine de OneDrive (par exemple, C:\users\meganb\OneDrive-contoso) + le chemin d’accès relatif du fichier (jusqu’à 400 caractères) ne doit pas dépasser 520 caractères.
Pour en savoir plus consulter cette page : https://support.microsoft.com/fr-fr/office/noms-et-types-de-fichiers-non-valides-dans-onedrive-et-sharepoint-64883a5d-228e-48f5-b3d2-eb39e07630fa?ui=fr-fr&rs=fr-fr&ad=fr
Les limites de SharePoint Online et OneDrive
Les étapes clés de votre migration de données vers SharePoint Online
Les outils disponibles pour migrer vos données (fichiers et dossiers) de votre serveur local vers SharePoint Online
Voici deux approches possibles :
- Vous pouvez utiliser l'outil d'aide à la copie que propose gratuitement Microsoft https://docs.microsoft.com/fr-fr/sharepointmigration/fileshare-to-odsp-migration-guide
- Vous pouvez nous demander un audit et une prestation de copie afin que nous prenions en charge votre migration de fichiers, la création des équipes Teams et des bibliothèques.
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