SharePoint Online est la colonne vertébrale de nombreux services offerts dans Office 365.

Ainsi OneDrive et Teams s'appuient sur SharePoint pour stocker les données de l'entreprise et les données privées des utilisateurs.

Où sont les données de OneDrive ?

Tout d'abord rappelons que dans l'univers Office 365, il existe deux zones OneDrive dans lesquelles il est possible de déposer des dossiers et des fichiers.

1. le OneDrive personnel de chaque utilisateur (fourni avec l'abonnement de son entreprise)
2. le OneDrive de l'entreprise dans le but de collaborer sur des documents/fichiers

L'objectif de Microsoft est clairement de faire en sorte que les utilisateurs ne stockent plus leurs fichiers sur leur PC en local, mais les déposent dans leur OneDrive personnel. On entend par personnel le fait qu'ils sont les seuls à pouvoir y accéder. Pour l'utilisateur, son OneDrive personnel lui est mis à disposition au travers de l'abonnement que souscrit son entreprise au travers des plans (MS 365 Business, MS 365 Entreprise, Office 365...)

Ainsi ses fichiers sont accessibles depuis plusieurs terminaux et interfaces utilisateurs.

Le OneDrive de l'entreprise (souvent dénommé OneDrive Pro) a pour but de remplacer le serveur de fichiers local et d'aller bien au-delà puisque SharePoint est aussi et surtout un Gestionnaire Electronique de Documents (GED).

Le OneDrive Pro sert donc à la collaboration entre les utilisateurs, comme le faisait le serveur de fichiers local. Il est ainsi possible de créer des bibliothèques de documents avec des droits d'accès, mais aussi d'activer le versionning de documents, l'ajout de métadonnées, des circuits d'approbation, de l'archivage légal, de l'accès conditionnel.

Comment accéder aux données ?

Microsoft a choisi depuis le lancement de Teams, de mettre SharePoint en arrière plan de ses offres, certainement à cause de la réputation qu'avait SharePoint comme étant un produit complexe.

Ainsi aujourd'hui, si l'on se limite à l'usage de SharePoint pour remplacer un serveur de fichiers local afin de pouvoir plus facilement collaborer et ce notamment avec l'émergence du télétravail, il est fort probable que le souhait des utilisateurs et du responsable informatique soit rendre les données déposées sur O365 accessible aussi facilement que c'est actuellement le cas avec un lecteur réseau pointant sur le serveurs de fichiers local.

Pour cela O365 fournit un client OneDrive qui s'installe manuellement ou automatiquement sur les postes de travail ( et tablette ) afin de monter l'équivalent d'un lecteur réseau via Internet.
Les utilisateurs retrouvent ainsi la même ergonomie en pouvant : ouvrir, créer, supprimer, copier/coller des fichiers et des dossiers dans OneDrive (Personnel ou Pro) comme il l'on toujours fait.

Peut-on accéder aux fichiers autrement que OneDrive ?

Comment copier des milliers de fichiers & dossiers vers OneDrive ?

Quel lien entre SharePoint et Teams ?