Migration manuel des données : Google Drive vers une équipe partagée Teams

Introduction

Dans cette documentation, vous allez retrouver la procédure simple pour réaliser la migration de vos données en autonomie pour des volumétries relativement faibles.

Cependant, Openhost propose des prestations de migration automatisée utilisant des outils spécialisés pour des projets de plus grande envergure. 

Table des matières

I. Téléchargement du dossier partagé Google Drive

II. Création et gestion d'une équipe SharePoint

III. Copie des données sur l'équipe SharePoint - Teams Online

I. Téléchargement du dossier partagé Google Drive

Avant de réaliser le transfert de vos dossiers vers les solutions Cloud Microsoft. Vous devez disposer des fichiers sur l'un de vos postes physiques. En effet, vous ne pouvez pas réaliser le transfert directement depuis Google Drive vers une équipe Teams. Ou seulement avec une prestation payant Openhost. 

  • Rendez-vous dans Google Drive
  • Sélectionnez votre dossier partagé – Clique gauche
  • Télécharger

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ATTENTION 

Cette action peut prendre plus ou moins de temps, dépendant de la taille de votre dossier partagé.

II. Création et gestion d'une équipe SharePoint

Dépendant des avancées réalisées avec nos équipes techniques, vous disposerez sans doute déjà d'une équipe SharePoint pour accueillir vos données. 

Pour vérifier l'exitance de votre équipes rendez-vous dans le Centre d'administration SharePoint > Site > Sites Actifs - Connexion avec un compte administrateur général. 

Vous pouvez alors passez au étapes suivantes : 

A. Création d'une équipe SharePoint - Bibliothèque Partagé

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  • Depuis le panneau d'administration SharePoint > Sites > Sites Actifs > Créer

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  • Sélectionner le type d'équipe que vous souhaitez mettre en place. 
    • Bibliothèque partagé / Equipe Teams - Sélectionner : Site d'équipe 
    • Site de partage et d'échange - Sélectionne :  Site de communication

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  • Renseigner le nom de votre site, visible depuis les équipes Teams et SharePoint 
  • Modifier l'adresse de messagerie du groupe et Adresse web du site, si vous le souhaitez
  • Assigner un propriétaire du site, accès total aux paramètres du site - Administrateur
  • Paramètres Avancés pour plus d'option de configuration

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  • Ajouter d'autres propriétaires du site - Non obligatoire
  • Ajouter des membres, permet d'accéder aux données du site (dossier / fichier)
    • Ajouter des membres manuellement
    • Ou, ajouter un groupe actif créées précédemment ( Centre admin > Groupes > Groupes Actifs). Permet l'ajout plus rapide de nouveau utilisateur

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Après avoir réalisé la configuration, l'équipe est disponible depuis le panneau Sites Actifs

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Vous pouvez également suivre une seconde méthode en utilisant un compte utilisateur disposant d'une licence Microsoft comprenant les solution Cloud Teams / OneDrive / Share Point 

Information licence Microsoft : Comparatifs des licences Business

Création d'une bibliothèque partagé depuis OneDrive : Documentation Microsoft

B. Gestion des équipes SharePoint - Droits d'accès et de partage

Après la création de votre équipe, vous devez gérer les droits d'accès et de modifications de vos utilisateurs. Afin de sécuriser au mieux vos données. Deux options sont disponibles. 

Option 1 - SharePoint Admin > Stratégie > Partage

Permet de configurer les règles de partage global de votre organisation. 

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Nous ne donnerons pas le détails des paramètres ici. Si vous avez des questions, nous restons à votre disposition par téléphone ou via un ticket support. 

Option 2 - SharePoint Admin > Sites > Sites Actifs > Sélectionner un site > Autorisation

  • Visualisation des utilisateurs / groupes ayant accès au site sélectionner
  • Ajout / Suppression d'accès au site 

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SharePoint Admin > Sites > Sites Actifs > Sélectionner un site > Stratégie

  • Afficher les stratégie actuellement en place pour votre site

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III. Copie des données sur l'équipe SharePoint - Teams Online

  • Connectez-vous à Teams Online - https://teams.microsoft.com/ 
  • Accédez à votre équipe destinataire des données de votre Google Drive partagé
    • Equipe > Nom_équipe_Partagée > Fichier

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Informations - Les dossiers déjà présents sur la capture ont été créés par l'utilisateur. Par défaut, il n'y a aucun dossier dans le volet Equipe > Général > Fichiers. Vous pouvez organiser vos fichiers comme vous le souhaitez comme dans l'explorateur de fichier Windows. 

Pour la suite des manipulations, nous vous conseillons de ne pas charger l’ensemble des fichiers en une seule fois. Dépendant de la taille de votre fichier racine.

Pour réaliser l’upload des fichiers, vous pouvez :

  • Glisser/déposer depuis votre explorateur de fichier vers votre dossier Teams Online.
  • Utiliser l’option Charger depuis le panneau Teams

Par exemple, si on souhaite ajouter des fichiers dans le dossier informatique : 

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  • Sélectionnez ensuite les fichiers / dossiers que vous souhaitez migrer

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Après avoir réalisé l’ensemble des manipulations, vos utilisateurs étant membres de l’équipe pourront accéder aux dossiers que vous avez uploadé.

  • Accès depuis TEAMS > Equipe > Fichier

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  • Accès depuis OneDrive > Bibliothèque Partagé 

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Suivre une équipe sur SharePoint vous permet de retrouver plus facilement votre équipe sur OneDrive Online. 

    • Ainsi, vous pouvez vous rendre sur OneDrive Online - Office.com > OneDrive mceclip9.png

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D'autres options vous permettent de faciliter l'accès à certains dossiers et fichiers dans OneDrive. Microsoft vous proposera des options d'optimisation au fils du temps. 

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