(Edition mise à jour le 01/06/2023)

La fenêtre d'annulation est désormais de 7 jours contre 72h au préalable

 

Au 1er Avril 2023 Microsoft procède à une augmentation de prix de 11% sur l'ensemble des abonnements O365

Au 1er Mars 2022 Microsoft procède à des augmentations de prix sur certaine abonnements O365

Au 10 Mars 2022 Microsoft active sa nouvelle politique commerciale sur Office 365.

Ceci va avoir de très nombreuses conséquences pour les clients déjà présents sur Office 365 ou pour ceux qui y réfléchissent mais qui n'ont pas encore souscrit à leurs abonnements.

La première concerne la hausse de prix dont nous vous avions donné un aperçu dans notre newsletter de septembre 2021.

La seconde, tout aussi importante, si ce n'est plus, concerne les nouvelles commandes d’abonnements selon l'ancien mode de commercialisation qui pourront encore être passées jusqu’au 10 mars 2022 ainsi que les renouvellements d’anciens abonnements qui pourront être effectués jusqu’au 1er juillet 2022. 

Au regard de la complexité des changements imposés par Microsoft, nous avons décidé d'écrire ce long guide afin de vous présenter une vue d'ensemble aussi précise que possible.

Mais quel est ce nouveau mode de commercialisation ?

Ce nouveau mode de commercialisation, dénommé "New Commerce Experience" a pour objectif d'unifier les différents canaux de commercialisation utilisés par Microsoft. Le tableau suivant reprend à gauche les canaux actuels et à droite le nouveau mode de commercialisation.

Exemple => Si vous souhaitez acquérir de nouvelles licences que vous ne possédez pas encore (exemple Business Premium) vous devez les commander avant le 10 mars 2022 pour les acquérir dans l'ancien mode de commercialisation. Passé cette date, ce sera dans le nouveau.

Exemple => Si vous avez déjà des licences actives, celles dont la date anniversaire se situe avant le 1er juillet 2022 pourront être prolongées sur l'ancien mode sinon elles devront être renouvelées dans le nouveau mode de commercialisation. Pour connaitre la date anniversaire de chaque abonnement vous devez vous référer aux informations disponibles sur votre portail Office 365 ou nous demander de vous faire un export.

Voyons maintenant les grands changements du nouveau monde de commercialisation au travers d'un résumé puis d'un focus sur les points clés.

Synthèse du nouveau mode de commercialisation

Terminologie : LICENCES, ABONNEMENTS ET UTILISATEURS

Une licence permet l’usage d’un service O365 ou d’un logiciel O365 que ce soit pour un utilisateur ou pour l’automatisation d’un processus métier.
Une licence n’est pas nominative et peut donc être retirée à un utilisateur pour être octroyée à un autre utilisateur. Un utilisateur possède un identifiant et un mot de passe de connexion aux services qui lui sont propres (sa boîte mails, son OneDrive, son Teams...).
Il existe deux types de license : les licences principales et les licences complémentaires (add-on). Un complément vient ajouter des fonctionnalités à une licence principale. Par exemple la licence Audio Conférence permet d'ajouter la possibilité d'organiser des réunions Teams avec des personnes de l'extérieur ne pouvant rejoindre la conférence que par téléphone via un numéro.
Un abonnement défini le type de mise à disposition d’un groupe de licences, de sa durée d’engagement, de son mode de renouvellement, de son tarif.

La notion de changement à mi-parcours permet au client d'effectuer certains types de modifications sur ces abonnements durant la période d'engagement. D'un point de vue temporel le terme mi-parcours ne désigne pas uniquement l'instant situé au milieu de la période, mais n'importe quel moment situé entre la date de début et de fin d'engagement. Nous avons choisi de conserver ce terme car c'est celui utilisé par Microsoft dans sa documentation.

Exemple 1 : Mixer un abonnement mensuel et un annuel

Un client prenant 6 licences MS 365 Business Standard et 2 compléments (add-on) en engagement annuel (3 Defender P1 et 2 Audio Conference) et 3 en licences sans complément en engagement mensuel se verra affecter deux abonnements, l’un contenant 6 licences et l’autre avec 2.
Le numéro de l'abonnement est un identifiant permettant de faire le rapprochement entre les licences regroupées par date et type d'engagement et ce qui est facturé au client.

Exemple 2 : Lien entre les add-on (compléments) et la licence principale

On voit ci-dessous que les licences E1 et E3 ont été acquises à des dates différentes et que logiquement les deux add-on (Microsoft Defender & Audio Conference) qui ont été ajoutés à ces licences sont regroupés dans les abonnements correspondants. On peut en déduire que l'add-on Audio Conference présent dans l'abonnement N°2 ne concerne que les utilisateurs ayant des licences E3.
Dans cet exemple, le client doit gérer 4 abonnements ayant des dates d'anniversaire différentes. Nous allons voir plus loin l'impact de la date anniversaire d'un abonnement.

Un changement à mi-parcours signifie que l'abonnement va être modifié avant sa date anniversaire, donc à mi-parcours du temps qui s'écoule entre sa date de début et sa date de fin.

Un abonnement peut être dans les états suivants :

• Actif : Dans cet état l'ensemble des licences incluses dans l'abonnement sont opérationnelles
• Suspendu : Dans cet état l'ensemble des licences incluses dans l'abonnement sont inaccessibles, mais peuvent être réactivée. (exemple : cas d'un client en retard de règlement de ses factures)
• Expiré : Pour un abonnement qui n'a pas été renouvelé à sa date anniversaire, il s'agit de la période d'une durée de 30 jours pendant laquelle le client a encours la possibilité d'accéder à ses données (abordé plus loin).
• Annulé : Dans cet état l'ensemble des licences incluses dans l'abonnement sont inaccessibles, il s'agit ici des abonnements qui ont été annulés durant la période d'annulation (abordé plus loin)
• Supprimé : Dans cet état l'ensemble des licences incluses dans l'abonnement sont définitivement supprimées et les données seront effacées.

ABONNEMENTS AVEC ENGAGEMENT O365 MENSUEL

Cet abonnement intéressera un client qui ne connait pas à l’avance la quantité de licences qu’il va utiliser sur l’année. Ceci peut par exemple être le cas dans l’exercice d’une profession ayant une forte variation de la masse salariale durant l’année.
A chaque fin de mois le client pourra demander la diminution du nombre de licences en production. Ce sera cette nouvelle quantité qui sera facturée pour le mois suivant. Bien qu’il soit possible d’ajouter à tout moment une nouvelle licence (pour un nouveau collaborateur), il n’est pas possible de supprimer une licence qui n’est plus utilisée et ce avant la fin de la période mensuelle. Une demande spécifique doit nous être adressée pour effectuer ces changements dans les temps impartis.
Le client est facturé au mois calendaire sur la base de la quantité de licences réparties dans ses abonnements.
Néanmoins c’est la date de démarrage d’un abonnement qui sert de référence. Un client aura autant d’abonnements qu’il prendra de licences différentes.
Les + de l’engagement Mensuel : Possibilité de changer à la baisse, en fin de période d’engagement mensuel, la quantité de licences dans ses abonnements et ce afin de coller précisément au besoin de l’entreprise. Paiement des factures en terme échue (le mois d’usage N est facturé le mois N+1)
Les – de l’engagement Mensuel : Une tarification 20% plus élevée que l’abonnement avec engagement annuel. Microsoft se réserve le droit de modifier le prix de ses abonnements d’un mois à l’autre. Certaines licences ne sont pas éligibles avec un engagement mensuel (exemple : les licences Exchange Online) elles seront donc automatiquement activées en mode <engagement annuel>. Un client possédant déjà (avant le 10 mars 2022) des licences avec l'ancien mode de commercialisation, percevra donc une hausse de prix de 20% s'il souhaite, pour l'acquisition de nouvelles licences, conserver la souplesse d'un engagement mensuel.

A savoir : L'engagement mensuel ne se fait pas exclusivement sur le mois calendaire, mais en fonction de la date de souscription (exemple du 15 Février au 14 Mars). Néanmoins la facturation émise au client est faite sur le mois calendaire et tient compte de la fenêtre de date à cheval des abonnements. Ainsi un client qui prend un abonnement mensuel le 15 février et qui l'annule intégralement le 14 mars ne paiera en réalité qu'un usage d'un mois réel correspondant à la période du 15 Février au 14 Mars. Voir le paragraphe traitant des dates d'abonnements à la fin de cette page.

Nous vous proposons dans cet autre article la liste des licences Office 365 qui ne sont plus disponibles en mode d'engagement mensuel.
Liste des licences Office 365 exclusivement disponibles en abonnement avec engagement annuel

ABONNEMENTS AVEC ENGAGEMENT O365 ANNUEL

Cet abonnement intéressera un client qui a une bonne visibilité sur la quantité de licences qu’il va utiliser sur l’année, ou tout du moins sur une grande partie de ses utilisateurs.
Ceci peut par exemple être le cas dans l’exercice d’une profession ayant une faible variation de la masse salariale durant l’année.
A chaque date anniversaire annuelle de chaque abonnement le client pourra demander la diminution du nombre de licences en production. Cette nouvelle quantité sera facturée par avance pour les 12 mois suivants. Bien qu’il soit possible d’ajouter à tout moment une nouvelle licence (pour un nouveau collaborateur), il n’est pas possible de supprimer une licence qui n’est plus utilisée avant la fin de la période de l’abonnement (12 mois). Une demande spécifique doit nous être adressée pour effectuer ce changement.
Le client est facturé à l’année sur la base de la quantité de licences en production au démarrage et au renouvellement d'un abonnement. L’ajout de nouvelles licences dans un abonnement existant est également facturé d’avance pour les mois restant jusqu’à la prochaine date anniversaire de l'abonnement concerné.
Les + de l’engagement Annuel : Une tarification 20% plus faible que l’abonnement avec engagement mensuel (qui correspond aux prix publics habituellement payés par les clients avant Mars 2022). Les prix des licences sont figés pendant toute la durée de la période d’engagement et ne pourront changer qu’à la date anniversaire de la période d’engagement. Le client connaîtra précisément les coûts engagés sur l'année.
Les – de l’engagement Annuel : Impossibilité de changer à la baisse, durant les 12 mois de la période d’engagement, la quantité de licences dans le but de coller précisément au besoin de l’entreprise. L’ensemble des abonnements sont facturés d’avance pour les 12 mois à venir.

 

*** IMPACT SUR LE PRIX DES LICENCES ***

Dit autrement :

• Un client qui passe en mode d'engagement annuel ne verra pas de hausse de prix sur les licences mais devra s'engager d'avance sur une quantité ferme et sur 12 mois ferme. Paiement d'avance pour les 12 mois.
• Un client qui passe en mode d'engagement mensuel subira une hausse de prix sur les licences de 20% mais ne sera engagé d'avance que sur une quantité ferme d'un mois. Paiement au mois échu.

NOUVEAUX PRIX SUR CERTAINS ARTICLES AU 1er MARS 2022

Les hausses de prix de certains articles, déjà annoncées par Microsoft puis relayé par Openhost dans sa newsletter de septembre 2021 (lien) vont également venir augmenter le prix des licences que le client souhaiterait acquérir avec un mode d'engagement mensuel.

A titre d'exemple la licence MS 365 Business Basic voit son prix public passer de 4.2€ à 5.04€, soit +20% pour un engagement d'un an et à 6.05 € (+44%) pour un abonnement mensuel.

Attention : à la date de rédaction de cet article nous n'avons pas encore les prix € exacts au centime près. Microsoft n'ayant communiqué que sur le niveau de la hausse en % sur les prix en $ US. 

On voit que certaines licences ne seront plus disponibles avec le mode d'engagement mensuel.

ANNULATION DE COMMANDE

Le client a 7 jours (tous les jours de l’année : c’est-à-dire week-end et jours fériés inclus) pour annuler une commande d’ajout d’abonnements ou de licence dans un abonnement existant. Passé ce délais aucun remboursement proratisé ne pourra être fait. Ceci implique donc que le client doit prendre le plus grand soin dans le choix et la quantité des licences qu’il souhaite acquérir. Les engagements, annuel et mensuel, ne permettent pas de remboursement en cas d’erreur une fois la période d’annulation de 7 jours écoulée ou en cas de réduction d’effectifs de la société, ni même de prise en compte de difficulté financière.

 

 

Voyons plus en détail les périodes d'annulation ou de changement en fonction du mode d'engagement choisi.

PERIODE D'ANNULATION POUR UN ABONNEMENT AVEC ENGAGEMENT MENSUEL

PERIODE D'ANNULATION POUR UN ABONNEMENT AVEC ENGAGEMENT ANNUEL

UTILISATION SIMULTANEES DES DEUX TYPES D’ENGAGEMENTS

Afin de pouvoir trouver un meilleur compromis entre les deux types d’engagement, le client peut souscrire aux deux modes d’engagement afin de prendre une partie de ses licences en mode annuel pour les collaborateurs qui seront présents en permanence durant les 12 mois suivants et des licences en mode mensuel pour la part variable de ses effectifs (ces derniers auront donc des licences 20% plus cher que les autres, mais pourront les relâcher à chaque fin d'engagement mensuel). 

COMMENT GERER VOTRE TRANSITION

Microsoft met en place une période de transition permettant aux clients de basculer progressivement vers le nouveau mode de commercialisation.

Les nouveaux abonnements peuvent être souscrits dans l'ancien mode de commercialisation jusqu'au 10 Mars 2022, passé cette date les abonnements devront passer obligatoirement dans le nouveau mode, imposant donc au client de choisir entre une durée d'engagement mensuelle ou annuelle, fixant ainsi les prix et le mode de paiement.

Les abonnements de l'ancien mode que le client possèderait déjà (acquis avant le 10 mars 2022) pourront être renouvelés dans l'ancien mode de commercialisation à leur dans anniversaire si celle-ci se situe avant le 1er juillet 2022. 

Exemple : vous avez actuellement un abonnement pour des licences <Business Basic> dont la période d'engagement est du 10 juin 2021 au 9 juin 2022, vous pourrez demander à les renouveler jusqu'au 9 juin 2023 dans l'ancien mode de commercialisation. Cependant la hausse de prix de 20% sur cette licence <Business Basic>, comme évoqué précédemment, sera appliquée. Vous pourrez continuer de profiter de l'avantage de l'ancien mode pour modifier à la baisse (et à votre guise) le nombre de licences au sein de votre ancien abonnement.

Votre facture mensuelle tiendra compte immédiatement de ce changement. 

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Détails de la POLITIQUE COMMERCIALE DE MICROSOFT POUR SES SERVICES ET SOLUTIONS CLOUD 365

Openhost réplique la politique commerciale de Microsoft pour la fourniture des licences et la gestion des abonnements de son cloud public 365.
Les thèmes suivants de gestion des abonnements sont abordés ci-dessous :

• Mises à niveau des abonnements (upgrade) vers un abonnement supérieur
  • Mise à niveau complète
  • Mise à niveau partielle
  • Politique de mise à niveau à moyen terme avec annulation
  • Gestion des mises à niveau
• Basculer de/vers un renouvellement automatique
• Annulation d’un abonnement
• Suspendre et reprendre (réactiver) l’accès aux services inclus dans les abonnements
• Diminution du nombre de licences à l’intérieur de la fenêtre d’annulation
• Changements des dates de la période d’abonnement
• Application de la propriété de l’abonnement
• Délai de grâce à l’expiration

Améliorations d’un abonnement par la mise à niveau d’une licence vers une licence supérieure ayant plus de fonctionnalités.

La mise à niveau signifie passer d’un abonnement payant à un autre abonnement payant ayant plus de services/fonctionnalités. Les mises à niveau peuvent être de deux types : mise à niveau complète et mise à niveau partielle.

Les rétrogradations d’abonnements (action de passer la licence incluse dans l’abonnement vers une autre licence ayant moins de fonctionnalités) ne sont PAS prises en charge. L’alternative à la rétrogradation d’un abonnement consiste à annuler ou à laisser l’abonnement existant expirer, puis à acheter un nouvel abonnement avec « une licence inférieure ».

Mise à niveau complète

Une mise à niveau complète signifie que toutes les licences incluses dans l’abonnement sont surclassées vers une licence ayant plus de fonctionnalités. Dans ce cas, le numéro de référence de l’abonnement reste le même et les nouvelles licences sont automatiquement attribuées aux utilisateurs concernés.

Mise à niveau partielle

Une mise à niveau partielle est définie comme le passage d’une licence à une autre licence où seuls certains des utilisateurs sont surclassés. Dans ce cas, un nouvel abonnement est généré pour contenir ces licences. L'ancien abonnement concernant les licences des utilisateurs n'ayant pas été surclassés. S’appliquant à un sous ensemble d’utilisateurs, ces licences doivent être attribuées manuellement aux utilisateurs concernés.

Les mises à niveau partielles ont une date de fin qui coïncide avec la date de fin de l’abonnement d’origine. Toutes les modifications planifiées seront supprimées avec une mise à niveau à mi-parcours de la période d’engagement, et seuls les abonnements qui sont dans un « état <actif> » (non suspendus ou annulés) peuvent être mis à niveau.

Si la réaffectation de licences ne se produit pas à temps, l’abonnement d’origine peut être sur-provisionné et le client risque d’être non conforme aux règles d'usage imposées par Microsoft et ce jusqu’à ce que les utilisateurs soient réaffectés au nouvel abonnement. Il est donc important que l’opération de mise à niveau de licence se fasse rapidement et que la liste exhaustive des personnes concernées par cette mise à jour de leur abonnement soit connue et validée avant le lancement du projet de mise à jour. Il est de la responsabilité du client d’établir et de vérifier la conformité des données fournies par la réalisation de cette opération.

Politique de mise à niveau à mi-parcours avec annulation

La notion de changements à mi-parcours fait référence aux changements demandés par le client durant la période d’engagement (1mois, 12 mois, 36 mois) et non aux changements demandés à la date d’anniversaire de la période d’engagement.
Les scénarios suivants précisent quand les clients peuvent annuler leurs abonnements et quand ils ne peuvent pas :

1) Mise à niveau d’un abonnement existant en dehors de sa période d’annulation
La mise à niveau d’un abonnement A vers un abonnement B supérieur déjà existant n’est pas autorisée (pas possible) si l’abonnement B se trouve dans sa fenêtre d’annulation et que l’abonnement A n’est pas dans sa propre fenêtre d’annulation.
=> ceci permettrait au client de se débarrasser de ses licences présentes dans l’abonnement A en les mettant à jour (upgrade) vers un abonnement B supérieur et de profiter que l’abonnement B soit dans sa période d’annulation de 7 jours pour annuler l’ensemble. Il faudra donc attendre que l'abonnement B ne soit plus dans sa fenêtre d'annulation de 7 jours pour upgrader les licences de l'abonnement A vers B.

2) Mise à niveau d’un nouvel abonnement avec période d’annulation
Le client est autorisé à passer un abonnement A vers un abonnement B, mais pas si l’abonnement B se trouve dans la fenêtre d’annulation.
=> ceci permettrait au client de se débarrasser de ses licences présentes dans l’abonnement A en les mettant à jour (upgrade) vers un abonnement B supérieur et de profiter que l’abonnement B soit dans sa période d’annulation pour annuler l’ensemble.

3) Mise à niveau d’un abonnement existant étant dans sa période d’annulation
Lors de la mise à niveau d’un abonnement A vers l’abonnement existant B, si l’abonnement A se trouve dans sa fenêtre d’annulation mais que l’abonnement cible B ne se trouve pas dans la fenêtre d’annulation, alors une fois la mise à niveau effectuées les licences nouvellement ajoutés n’hériteront pas de la politique d’annulation de l’abonnement A.
=> Une mise à niveau ne permet pas de conserver la fenêtre d’annulation de l’abonnement A une fois passé sur l’abonnement B (existant déjà).
• Si un nouvel abonnement C est créé lors de la mise à niveau vers une licence E5 :
- Si la source d’abonnement A n’est pas dans la période d’annulation, le nouvel abonnement contenant les licences E5 n’obtiendra pas 7 jours d’annulation.
- Si la source d’abonnement A se trouve dans la période d’annulation, l’abonnement contenant les licences E5 nouvellement créé héritera de la période d’annulation de la source.

 

Principe du renouvellement automatique de l’engagement et de son expiration

Openhost peut changer le mode de renouvellement des abonnements du client du monde <manuel> au mode <automatique> à la date anniversaire de la période d’engagement. Cette fonctionnalité permet une gestion des abonnements plus facile et plus efficace pour les clients.

Soit le renouvellement automatique est activé, l’abonnement se renouvelle avec les mêmes caractéristiques (donc avec les mêmes licences) à la date anniversaire.

Soit le renouvellement automatique est désactivé, l’abonnement expire à la fin de la période d’engagement (1 mois, 12 mois, 36 mois) et il passe en mode < expiré >.

Le renouvellement automatique étant activé par défaut, il est donc indispensable que le client signale son souhait de changement d’abonnement ou d’annulation suffisant en avance de phase pour que les changements soient effectués dans les temps par Openhost sur la console d’administration des licences et des abonnements.
Lorsque le renouvellement automatique est désactivé et que l’abonnement expire, il passe à un état <expiré>. A ce stade le client n’est pas facturé pour le service, et les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers et aux services, et les administrateurs peuvent accéder aux données pendant 30 jours, au-delà l’abonnement passera à dans un état <suspendu> qui durera 90 jours supplémentaires. Les clients ne peuvent pas accéder aux fichiers et aux services, mais Openhost peut encore accéder aux données.

Après le 90 jours de l’état <suspendu>, l’abonnement passe à un état <supprimé> et les données sont définitivement supprimées. Il est a noté que ce n'est pas Openhost qui efface les données du client mais Microsoft du fait que l'abonnement soit arrivé dans cet état à la demande du client (ou à cause d'un client en retard de règlement de ses factures).

Possibilité d’annulation : la période d’annulation de 7 jours

Le client peut uniquement annuler ses abonnements dans les 7 premiers jours pour n’importe quelle durée d’engagement. Un remboursement au prorata (calculé quotidiennement) sera émis sous forme d’avoir ou de déduction sur la prochaine facture si le client possède d’autres abonnements actifs. (Exemple : Le client demande l’ajout de licences pour des stagiaires et, dans les 7 jours qui suivent, le client souhaite les annuler car les stagiaires n’auront en fin de compte pas besoin de licence)
Après 7 jours, l’annulation n’est plus possible et le client sera facturé pour la durée complète, même si le client cesse d’utiliser l’abonnement (applicable à toute période de facturation, 1mois, 12mois, 36mois).
Lorsqu’une annulation est possible, car effectuée dans les 7 jours, l’abonnement passe à un état <supprimé>, et le client perd immédiatement l’accès au service, et le service ne peut pas être restauré.
Lors du renouvellement de l’abonnement à la date anniversaire de l’engagement, le client bénéficiera également d’une fenêtre d’annulation de 7 jours au cours de laquelle il pourra annuler son abonnement.

 

*** RAPPEL ***

Les licences non utilisées (exemple : non affectées à un utilisateur) sont facturées.

Le fait de supprimer un utilisateur ne supprime pas sa ou ses licences des abonnements en cours. Cela veut dire qu’en cas de départ d’un collaborateur, le client peut supprimer cet utilisateur mais doit aussi prendre acte que la/les licences non utilisées seront facturées jusqu’à la fin de la période d’engagement.
Si, en fin de période, le client n’a pas procédé à une demande de réajustement du nombre de ses licences incluses dans ses abonnements, son engagement et sa facturation repartiront pour une période d’engagement. Il ne pourra pas demander un remboursement en faisant prévaloir que son utilisateur a été supprimé sur la période de l’engagement précédent et que sa licence non utilisée aurait dû être automatiquement supprimée. Il faut comprendre en cela que Microsoft fait une différence entre utilisateur et licence. La facturation se base sur les licences disponibles dans le panier de licences du client au sein de ses différents abonnements. Nous rappelons que les licences sont techniquement réparties dans des abonnements car un abonnement est défini par une date de début et de fin d’engagement, et un prix garanti sur la période d’engagement.
Exemple :
Si un client acquière au fil de sa première année 3 licences différentes en fonction des besoins de ses utilisateurs, comme montre l’exemple suivant, il aura trois dates anniversaires à gérer pour demander ses changements de quantité de licences. S’il rate la fenêtre de 7 jours allouée par Microsoft pour faire effectuer ses changements, l’abonnement est renouvelé avec la même quantité de licences et pour la même période d’engagement (1mois,12mois, 36mois) sans aucune possibilité d’obtenir un remboursement. La fenêtre de 7 jours ne tient pas compte des week-ends ni des jours fériés.

Il est donc de la responsabilité du client de demander ses changements et de vérifier qu’ils ont bien été effectués dans le temps avant la fin de la période d’annulation de 7 jours. Pour faciliter cette opération le client peut demander à Openhost durant la période d’engagement, mais 7 jours avant le début de la période d’annulation, de réduire le nombre de licences présentes dans un abonnement afin que le changement puisse être garanti même durant un week-end suivi d’un jour férié.

Microsoft ne propose aucun remboursement pour la non-utilisation (mise à disposition) de licences si le changement de quantité n’intervient pas dans la fenêtre d’annulation de 7 jours

Diminution du nombre de licences pendant la période d’annulation

Le nombre de licences sur un abonnement ne peut être réduit que dans les 7 premiers jours suivant la première commande d’abonnement passée ou renouvelée, ou pour le nombre de licences ajoutés à mi-parcours (cad pendant la période d’engagement de 1mois,12mois, 36mois).
Une diminution du nombre de licences dans les 7 premiers jours d’une période d’abonnement (après l’achat ou le renouvellement initial) peut être effectuée.

Dans ces deux cas de réduction de licence durant la période d’annulation, le client sera remboursé du montant total moins le montant au prorata pour les jours où il a utilisé l’abonnement (prorata calculé quotidiennement).
Si une période de plus de 7 jours s’est écoulée depuis que la commande a été exécutée (les licences supplémentaires ont été ajoutées) le nombre de licences ne peut pas être réduit et ce jusqu’à la prochaine période d’annulation lors du renouvellement de l’abonnement.

Néanmoins le nombre de licences sur un abonnement peut être augmenté à tout moment avec des ajustements de facturation proratisés en fonction de la date de l’ajout des licences dans l’abonnement existant.

Changements planifiés

Il est possible de planifier des modifications sur un abonnement si le mode de renouvellement automatique a été activé, si l’abonnement est <actif> et si la référence SKU de la licence est éligible pour les mises à niveau planifiées. Toutes les modifications planifiées sont exécutées lors du renouvellement de l’abonnement.

Conversion d’un abonnement à mi-parcours de la période d’engagement

Grâce aux améliorations apportées aux conversions à mi-parcours de la période d’engagement, le client dispose désormais d’une plus grande flexibilité dans la gestion de ses abonnements et peut apporter des modifications immédiates à ses abonnements à mi-parcours.
Ces améliorations permettent à la fois des modifications d’abonnement comme des changements des modes :
• Abonnement gratuit à payant
• Abonnement payant à payant
qui incluent des changements de quantité, des changements de référence de licence, de plan de facturation et de durée.

Il existe certaines restrictions sur les modifications qui peuvent être apportées sur un abonnement existant pour passer d’une durée d’engagement à une autre.
• Passage de 1 mois à 1 an (autorisé)
• Passage de 1 mois à 3 ans (autorisé)
• Passage de 1 an à 3 ans (autorisé)
• Passage de 1 an à 1 mois (non autorisé)
• Passage de 3 ans à 1 mois (non autorisé)
• Passage de 3 ans à 1 an (non autorisé)

Limites du nombre de licences pour les petites entreprises (gamme PME aussi dénommée Business)

Il existe une contrainte sur le nombre de licences que peut acquérir un client. Ainsi les abonnements pour petites entreprises (gamme PME ou Small Business) ne peuvent dépasser le seuil de 300 utilisateurs. Il est donc important que le client tienne compte de ces limitations dans la planification de ses commandes de licences pour ne pas se retrouver limité dans ses usages (même s’il est possible, comme cela a été explicité précédemment, de mettre à jour un abonnement de licences A vers un abonnement de licences B.

Délai de grâce à l’expiration de l’abonnement

Lorsqu’un abonnement annuel ou pluriannuel expire, le client dispose d’un délai de grâce de 30 jours après la date d’expiration au cours duquel les utilisateurs peuvent toujours accéder à l’abonnement. Lorsqu’un abonnement mensuel expire, les utilisateurs disposent d’une période de grâce de 7 jours après la date d’expiration à laquelle ils peuvent toujours accéder à l’abonnement.

Facturation mensuelle à terme

Le nombre de jours qui sont pris en compte dans la facturation mensuelle dépend de la date d’achat (date de démarrage de la période d’engagement d’un mois).
Pour les achats effectués le dernier jour d’un mois de 31 jours, l’abonnement se terminera un jour avant la fin du mois suivant.
• Pour les mois qui ont 31 jours, la date de fin de l’abonnement sera le 30.
• Pour les mois qui ont 30 jours, la date de fin de l’abonnement sera le 29.
• Pour le mois de février qui a 28 jours, la date de fin de l’abonnement sera le 27 dans les années non bissextiles. Pour une année bissextile, l’abonnement prendrait fin le 28.

Pour les achats effectués l’avant-dernier jour d’un mois de 30 jours, l’abonnement prendra fin un jour avant la fin du mois suivant.
• Pour les mois qui ont 31 jours, la date de fin de l’abonnement sera le 29.
• Pour les mois qui ont 30 jours, la date de fin de l’abonnement sera le 29.

Pour le mois de février qui a 28 jours, la date de fin de l’abonnement sera le 27 dans les années non bissextiles. Pour une année bissextile, l’abonnement prendrait fin le 28.
Pour tout achat effectué un autre jour du mois, par exemple le 10 du mois, la date de fin de l’abonnement sera le 9.