Résumé des fonctionnalités Microsoft TEAMS

Mis à jour 02/04/2020

Le schéma suivant résume les différentes fonctionnalités que Microsoft Teams met à disposition des utilisateurs. En fonction des abonnements souscrits (plan) certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles.

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Définition de Microsoft Teams en deux mots :

Teams est un logiciel pouvant être utilisé de trois manières :

  1. Sur ordinateur avec le client lourd Teams (lien)
  2. Sur ordinateur via un navigateur Web
  3. Sur smartphone et tablette avec l'app Teams disponible dans le store iOS et Android.

Teams a deux rôles :

proposer des fonctionnalités de communication

  • Messagerie instantanée (IM, Chat)
  • Audio & Vidéo
  • Partage d'écran
  • Conférence et Webinar
  • Système de téléphonie (IPBX)

proposer des fonctionnalités de collaboration

  • Partage de fichiers avec OneDrive & SharePoint
  • Partage de Plannings et de tâches évoluées avec Planner
  • Partage de tableaux de bord avec Power BI
  • Partage d'applications d'entreprise avec PowerApps
  • Affichage d'applications tierces

A savoir :  Pour ceux qui ont utilisés Lync ou Skype Entreprise, on peut donc dire que Microsoft Teams est le successeur de ces produits auquel Microsoft à ajouter des fonctionnalités permettant de regrouper sur la même interface utilisateur des données présentes ailleurs dans Office 365. L'accès à SharePoint et aux sites d'équipes peut se faire directement depuis Teams sans même savoir que SharePoint est utilisé <derrière> pour gérer et stocker les données.

Le calendrier

Le calendrier présent dans Teams vous permet de consulter votre agenda de rendez-vous mais aussi de gérer vos rendez-vous comme vous savez peut-être déjà le faire avec Outlook.

Rappel : si vous avez votre boite email sur Office 365, celle-ci est gérée par le service Cloud O365 Exchange Online. Cette boite email Exchange contient non seulement vos emails mais aussi votre calendrier (Agenda), vos contacts et vos tâches. Ce calendrier se trouve donc être accessible (et modifiable) depuis plusieurs logiciels comme par exemple :

  • Outlook sur votre PC/MAc, 
  • Smartphone et Tablette via l'app Outlook
  • L'accès Web Mail (www.office.com)
  • Teams

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Si votre boite email n'est pas hébergée sur Office 365, elle est peut être sur un serveur dans votre entreprise ou chez un autre hébergeur. Dans ce cas le calendrier de Teams ne sera pas synchronisé avec vos outils de messagerie actuelle. Néanmoins vous pouvez utiliser le calendrier Teams pour planifier vos réunions en mode conférence, cela vous permettra d'envoyer des invitations à vos correspondants afin qu'ils puissent rejoindre facilement la conférence au travers du lien ou du numéro de téléphone (voir le § sur l'option conférence téléphonique)

Voici la forme que prend une invitation Teams :

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Communication VoIP

Teams intègre plusieurs moyens de communication via Internet, et notamment l'échange Vocal, d'où le terme Voix sur IP (Voice over IP = VoIP).

Depuis Teams vous pourrez donc échanger avec vos correspondants également présents sur Teams de trois manières

  • Echange de message texte, comme les Chats des réseaux sociaux ( Service de Messagerie Instantanée IM)
  • Echange audio sur IP (voix seulement sans passer par le réseau téléphonique, donc communication gratuite)
  • Echange audio/video sur IP
  • Partage d'écran 

Depuis la fiche contact d'un autre utilisateur vous pouvez choisir dans quel mode vous souhaitez échanger avec lui. A tout moment vous pouvez passer d'un mode à l'autre et même ajouter d'autres participants.

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Création à la volée d'une conférence Teams

Si la méthode de création d'une conférence Teams se fait la plupart du temps via une invitation du calendrier, il est possible de créer immédiatement une conférence avec plusieurs personnes et cela aussi bien en mode Chat (IM) qu'en mode audio ou audio/vidéo et partage d'écran.

Exemple de création d'une réunion audio immédiate depuis le menu Calendrier (sans créer de rendez-vous).

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Une fois la salle de conférence virtuelle créée (pour accueillir votre conférence) vous pouvez ajouter les membres que vous souhaitez solliciter.

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Partage d'écran

Une fois en communication VoIP avec vos correspondants vous pouvez partager l'un ou l'autre vos écrans ou une partie de votre écran à l'autre correspondant (ou aux autres correspondants si vous êtes en conférence à plusieurs) afin de présenter un document, une application, etc.

Vous pouvez aussi donner/demander le contrôle de l'ordinateur de votre correspondant afin de lui montrer directement sur son ordinateur comment effectuer une action ou le dépanner. Il n'est pas possible de prendre le contrôle à distance sans l'autorisation du correspondant.

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Communication téléphonique

Nous entendons par communication téléphonique la possibilité d'émettre ou de recevoir des appels téléphoniques avec des personnes utilisant un téléphone (fixe ou mobile) connecté au réseau téléphonique public (RTC/PSTN/GSM).

Vous pouvez donc compléter vos abonnements O365 de deux fonctionnalités très différentes et parfois source de confusion.

  • L'option <conférence téléphonique> pour les rendez-vous 
  • L'option <système téléphonique> pour avoir accès aux mêmes fonctionnalités qu'un central téléphonique (PBX / IPBX)

Conférence téléphonique :

Cette option permet aux utilisateurs de presque tous les plans Office 365 de pouvoir créer des rendez-vous TEAMS en proposant à leurs correspondants de rejoindre la salle de conférence (virtuelle) depuis un simple téléphone au travers d'un accès téléphonique proposé par Office 365. Une fois cette option activée pour un abonné O365, il verra apparaitre dans ses invitaions un champs d'information complémentaire comme celui indique ci-dessous.

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Ainsi pour rejoindre la conférence par téléphone il suffit d'appeler le numéro 01 73 24 04 19 et de composer le code de la salle de réunion. Si les invités sont à l'étangrer il est possible, en cliquant sur le lien <Local Numbers> de vérifier s'il n'existerait pas un numéro d'accès à proximité de l'invité afin que celui-ci puisse rejoindre la conférence au travers d'un appel local et non d'un appel international.

Système téléphonique :

Cette option se décompose habituellement en plusieurs abonnements complémentaires qu'il faut la plupart du temps ajouter à l'abonnement O365 principal de l'utilisateur ou ajouter au tenant de l'entreprise :

  • Système Téléphonique (IPBX)
  • Forfait d'appel National
  • Forfait d'appel National + International
  • Téléphone dans bureau de passage
  • Standard automatique

L'option <Système téléphonique> de Teams active donc pour tous les utilisateurs ayant cet abonnement complémentaire la possibilité :

  • d'émettre et de recevoir des appels téléphoniques
  • de transférer des appels vers une autre personne ou vers un numéros externe
  • d'activer un renvoi immédiat ou sur non réponse
  • de mettre un répondeur/enregistreur en cas de non réponse
  • de créer des groupements de postes à tête fixe ou tournante
  • de créer un ou plusieurs standards interactifs automatiques (Serveur Vocal Interactif)

OneDrive

OneDrive est à la fois un service et un logiciel client que l'on installe sur son PC/Mac ou smartphone. Il permet d'accèder aux données (fichiers et dossiers) de collaboration déposés dans la zone de stockage de votre tenant Office 365. OneDrive permet ainsi aux utilisateurs de travailler de n'importe où (et même parfois en mode déconnecté d'Internet) en utilisant leur explorateur de fichiers habituel sans avoir à se soucier du système stockant les données. L'usage est ainsi similaire à celui que l'on connait bien avec un lecteur réseau sur un serveur de fichiers local.

Avec OneDrive, en étant connecté à Internet, il est même possible de pouvoir travailler simultanément à plusieurs sur un document Word ou Excel. Il apparait alors en haut à droite du document des vignettes avec les noms des personnes actuellement sur le document. Des curseurs de couleurs permettent de savoir qui est entrain de compléter un paragraphe. Les modifications sont affichées en temps réelles. Il est aussi possible d'échanger en Chat directement depuis l'application Word ou Excel.

Une fonctionnalité permet de demander au client OneDrive de conserver une synchronisation permanente de certains dossiers ou fichiers afin qu'ils soient consultables sur l'ordinateur de l(utilisateur quand il se trouve en mode hors-connexion Internet.

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Rappel : Ces dossiers et fichiers accessibles depuis OneDrive sont également accessibles depuis :

  • un navigateur Web en se connectant à www.office.com
  • SharePoint en se connectant à www.office.com
  • Depuis Teams via l'onglet Fichiers d'un site d'équipe

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SharePoint

SharePoint est en fin de compte le moteur de stockage et de gestion de nombreux contenus que vous déposez dans O365 (dossier, fichiers, planning, liste de contacts, liste de tâches, mini gestion de projet…)

Mais SharePoint est aussi et surtout une plateforme de collaboration dont la présentation des fonctionnalités sort du contexte de cet article.

Afin de limiter le nombre de logiciels ou le nombre de fenêtres à afficher à l'écran, Teams permet de fédérer au sein d'un même logiciel l'affichage de nombreux contenus d'informations.

Nous retrouvons donc par défaut dans Teams les bibliothèques de documents SharePoint (dossiers et fichiers). Il est aussi possible de <publier> un raccourci SharePoint dans Teams pour accéder immédiatement à une page d'information créée dans SharePoint ou à une liste SharePoint (liste de tâches, contacts, calendrier, images, vidéo…).

On sent ici que Microsoft a voulu mettre l'usage de SharePoint en arrière plan en centralisant au sein de Teams les informations importantes que consulte fréquemment un utilisateur. Ceux d'entre vous qui connaissent SharePoint apprécieront cette nouvelle présentation des informations.

Rappel : SharePoint abrite les données (dossiers et fichiers) présentées par OneDrive. Il faut donc bien se rappeler que OneDrive n'est pas un service à part de SharePoint , mais juste un outil de consultation et éventuellement de synchronisation avec SharePoint permettant aux utilisateurs d'accéder aux données sans passer par le portail Web de SharePoint.

Suite Office

Depuis Teams il est possible d'ouvrir directement des documents de la suite Office sans pour autant avoir celle-ci d'installée sur le poste de travail.  Pour ce faire, Teams utilise la version Web d'Office 365. Néanmoins tous les documents de la suite Office présentés dans Teams peuvent être également ouvert dans l'application Office locale (sur le poste de travail de l'utilisateur).

L'exemple ci-dessous présente l'ouverture d'un fichier Word directement dans Teams. On notera le menu déroulant proposant également d'ouvrir le document dans l'application locale Word (Application de Bureau).

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Annexe 

Guides d'utilisation de Microsoft TEAMS

Comment installer le logiciel Teams sur son PC

Communiquer avec des utilisateurs d’autres organisations (tenant) dans Microsoft Teams

 

 

 

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